Переход на электронный документооборот решает сразу несколько задач. Статья Андрея Исаева
На прошлой неделе президент подписал подготовленный депутатами и сенаторами от «Единой России» закон об электронном кадровом документообороте. Это еще один важный шаг на пути использования информационных технологий для совершенствования трудовых отношений.
Напомню, что ранее мы уже приняли несколько значимых решений в этой сфере: начали постепенную замену бумажных трудовых книжек электронными, внесли поправки в закон о занятости, которые предусматривают возможность оказания целого ряда услуг онлайн. Кроме того, мы приняли изменения в Трудовой кодекс, регулирующие дистанционную работу, в том числе разрешили электронный документооборот между работниками и работодателями, которые взаимодействуют дистанционно.
Отмечу, что сегодня те работодатели, чьи сотрудники трудятся стационарно, тоже все чаще создают кадровые документы в электронном виде. Но до сих пор Трудовой кодекс требовал дублирования большого количества таких документов на бумаге и собственноручной подписи работника на них.
С весны 2020 года по осень 2021 года был проведен эксперимент по переходу различных компаний на электронный документооборот. В нем приняли участие 375 работодателей с численностью персонала более миллиона человек. Этот эксперимент проходил успешно, что послужило главным аргументом в пользу принятия нашего закона.
Предложенный нами переход на электронный документооборот решает сразу несколько задач. Например, благодаря ему работники будут экономить время, сотрудникам тех компаний, которые имеют свои представительства в различных регионах, не придется ездить в центральный офис для того, чтобы под роспись ознакомиться с тем или иным приказом. Что касается работодателей, то они сократят свои расходы.
Закон предусматривает два варианта ведения электронного документооборота: с помощью платформы «Работа в России» или с использованием собственной системы работодателя, обеспечивающей подписание документов, их хранение и фиксацию факта получения.
Немаловажно и то, что решение о переходе на электронный документооборот будет приниматься с учетом мнения выборного профсоюзного органа. Более того, работодателю нужно будет спрашивать письменное согласие каждого работника. Человек может не давать такое согласия, и тогда работодатель будет вести с ним документооборот на бумаге. Тем самым цифровизация ни в коей мере не ограничит права граждан.
Спрашивать согласия на электронный документооборот не будут лишь у тех, кто с 2022 года начнет трудоустраиваться на первое рабочее место. Как правило, это молодые люди, владеющие цифровыми навыками.
Добавлю, что электронный документооборот не будет распространяться на особенно важный для работника приказ об увольнении и на акты о несчастном случае на производстве. Помимо этого, по предложению профсоюзов все документы об инструктаже по технике безопасности тоже сохранятся в бумажном виде, и работники будут подписывать их собственноручно. Ведь от прохождения инструктажа может зависеть здоровье и даже жизнь человека. В ближайшее время мы внесем соответствующую поправку во вступающий в силу с 1 марта 2022 года раздел Трудового кодекса по охране труда.
Положения нашего закона были согласованы с профсоюзами, объединениями работодателей и представителями правительства, которые вместе с депутатами, сенаторами и экспертами в рамках специально созданной рабочей группы дорабатывали текст ко второму чтению в Госдуме.
Планируется, что эта группа станет постоянно действующей и будет проводить анализ правоприменительной практики в сфере электронного документооборота.
